Jenis lemari arsip untuk kantor modern terbagi menjadi lima kategori utama: lemari arsip pintu swing, lemari arsip pintu sliding, lemari arsip tinggi (high cabinet), filing cabinet laci tarik, dan lemari arsip terbuka (open shelving).
Setiap jenis memiliki kelebihan berbeda tergantung kebutuhan ruang, volume dokumen, dan tingkat keamanan yang diperlukan.
Bagi tim procurement yang baru pertama kali mengadakan lemari arsip, banyaknya pilihan jenis dan spesifikasi yang tersedia di pasaran sering membuat proses pemilihan menjadi membingungkan.
Baca Juga: Cara Mengatur Kategori Arsip agar Mudah DitemukanKenapa Penting Memahami Jenis Lemari Arsip
Setiap jenis lemari arsip dirancang untuk kebutuhan operasional yang berbeda. Kantor dengan ruang terbatas mungkin lebih cocok dengan lemari sliding, sementara kantor dengan dokumen bervolume tinggi namun sering diakses mungkin lebih memerlukan filing cabinet laci tarik.
Lima Jenis Lemari Arsip yang Umum Digunakan Kantor
Berikut jenis-jenis lemari arsip yang paling umum digunakan di lingkungan kantor modern beserta karakteristik masing-masing.
- Lemari arsip pintu swing: pintu terbuka ke depan seperti lemari pakaian pada umumnya, harga relatif ekonomis dan cocok untuk ruang dengan area terbuka yang cukup luas.
- Lemari arsip pintu sliding: pintu bergeser ke samping tanpa membutuhkan ruang ayun ke depan, ideal untuk ruang sempit atau lorong sirkulasi terbatas.
- Lemari arsip tinggi (high cabinet): memanfaatkan ruang vertikal dengan tinggi mencapai 180-200 cm, cocok untuk memaksimalkan kapasitas simpan tanpa memperluas jejak lantai.
- Filing cabinet laci tarik: berbentuk laci vertikal yang ditarik ke depan, memudahkan pencarian dokumen karena setiap laci bisa diberi label kategori berbeda.
- Lemari arsip terbuka (open shelving): tanpa pintu, cocok untuk dokumen yang perlu sering diakses cepat, namun kurang ideal untuk dokumen sensitif.
Memilih Jenis Berdasarkan Frekuensi Akses Dokumen
Selain mempertimbangkan ruang, frekuensi akses dokumen juga menjadi faktor penting dalam menentukan jenis lemari yang tepat. Dokumen yang sering diakses harian lebih cocok disimpan di filing cabinet laci tarik yang memudahkan pencarian cepat.
Baca Juga: Lemari Arsip Besi vs Kayu: Mana Terbaik untuk Dokumen?Kombinasi Beberapa Jenis dalam Satu Ruang Arsip
Banyak kantor tidak hanya menggunakan satu jenis lemari arsip, melainkan mengombinasikan beberapa jenis sesuai kebutuhan tiap kategori dokumen.
Mempertimbangkan Kapasitas Beban Lantai
Sebelum menempatkan lemari arsip, terutama jenis high cabinet dengan kapasitas dokumen besar, penting mempertimbangkan kapasitas beban lantai ruangan, terutama untuk gedung bertingkat dengan struktur lantai non-beton.
Material Lemari Arsip yang Perlu Dipertimbangkan
Selain jenis berdasarkan mekanisme pintu, material lemari arsip juga bervariasi antara besi/metal dan kayu olahan. Lemari besi lebih tahan terhadap kelembapan dan rayap, sementara lemari kayu memberikan kesan lebih estetik.
Tips Memilih Jenis Lemari Arsip yang Tepat
- Ukur ruang yang tersedia terlebih dahulu: termasuk ruang gerak pintu untuk lemari swing atau ruang geser untuk lemari sliding.
- Hitung volume dokumen saat ini dan proyeksi ke depan: hindari membeli kapasitas pas-pasan tanpa ruang untuk pertumbuhan dokumen.
- Pertimbangkan tingkat keamanan yang dibutuhkan: dokumen sensitif sebaiknya disimpan di lemari berpintu dan berkunci.
- Sesuaikan dengan frekuensi akses: dokumen yang sering dibuka sebaiknya mudah dijangkau.
Harga lemari arsip bervariasi tergantung jenis, material, dan ukuran. Peralatan Kantor menyediakan berbagai jenis lemari arsip sesuai kebutuhan ruang dan dokumen Anda. Hubungi kami via WhatsApp untuk konsultasi dan penawaran terbaik.
