Artikel

Lemari arsip yang tepat untuk ruang kantor sempit adalah tipe sliding door atau lemari arsip tinggi (high cabinet) yang memanfaatkan ruang vertikal, sementara untuk ruang yang lebih luas bisa menggunakan lemari pintu swing dengan kapasitas lebih besar.

Pemilihan jenis lemari arsip sebaiknya mempertimbangkan luas ruang gerak pintu, kapasitas dokumen, dan material tahan lembap agar dokumen tetap awet dalam penyimpanan jangka panjang.

Ruang arsip yang sempit sering membuat admin kesulitan menata dokumen, apalagi jika lemari yang dipakai tidak sesuai dengan bentuk dan ukuran ruangan.

Kesalahan memilih jenis lemari arsip bisa berakibat pintu lemari menabrak dinding atau meja saat dibuka, atau bahkan lemari yang terlalu besar sehingga menyita ruang gerak staff di sekitarnya.

Baca Juga: Pentingnya Manajemen Arsip Fisik untuk Keamanan Dokumen

Kenapa Pemilihan Lemari Arsip Perlu Disesuaikan dengan Ruang

Setiap ruang kantor memiliki karakteristik berbeda, mulai dari luas lantai, tinggi plafon, hingga posisi pintu dan jendela yang bisa membatasi penempatan lemari.

Lemari arsip yang dipilih tanpa mempertimbangkan denah ruangan berisiko menghambat akses jalan staff atau bahkan tidak bisa dibuka penuh karena terhalang furniture lain.

Jenis Lemari Arsip Berdasarkan Kebutuhan Ruang

Berikut beberapa jenis lemari arsip yang umum digunakan di kantor, beserta karakteristik ruang yang paling cocok untuk masing-masing tipe.

1. Lemari arsip pintu sliding — pintu bergeser ke samping tanpa memerlukan ruang ayun ke depan, sangat cocok untuk ruang arsip sempit atau lorong sirkulasi yang terbatas.
2. Lemari arsip pintu swing — pintu terbuka ke depan seperti lemari pakaian pada umumnya, membutuhkan ruang gerak minimal 60–80 cm di depan lemari, lebih cocok untuk ruang dengan luas memadai.
3. Lemari arsip tinggi (high cabinet) — memanfaatkan ruang vertikal dengan tinggi mencapai 180–200 cm, ideal untuk ruang sempit namun membutuhkan langit-langit yang cukup tinggi dan tangga kecil untuk akses rak atas.
4. Filing cabinet laci tarik — berbentuk laci vertikal yang ditarik ke depan, cocok untuk dokumen yang sering diakses karena pencarian lebih cepat, namun membutuhkan ruang tarik laci penuh di depan unit.
5. Lemari arsip rendah (low cabinet) — tinggi sekitar 80–100 cm, sering dipakai sebagai partisi ruangan sekaligus tempat penyimpanan, cocok untuk ruang kerja terbuka (open space).

Mengukur Ruang Sebelum Membeli

Sebelum menentukan jenis lemari, ukur terlebih dahulu luas area yang akan dipakai, termasuk jarak ke dinding, pintu, dan furniture lain di sekitarnya.

Untuk lemari pintu swing, pastikan ada ruang ayun minimal setara lebar pintu lemari agar bisa dibuka penuh tanpa menabrak apa pun.

Untuk lemari sliding, meski tidak membutuhkan ruang ayun, tetap perlu memperhitungkan ruang geser pintu di kedua sisi lemari.

Menghitung Kapasitas Dokumen yang Dibutuhkan

Selain ukuran fisik, penting juga menghitung kapasitas dokumen yang akan disimpan.

Satu lemari arsip standar 2 pintu biasanya bisa menampung sekitar 800–1.200 folder dokumen tergantung ukuran dan ketebalan folder.

Jika volume dokumen terus bertambah setiap tahun, sebaiknya pilih lemari dengan kapasitas lebih dari kebutuhan saat ini, atau pertimbangkan sistem modular yang bisa ditambah unitnya di kemudian hari.

Material Lemari Arsip yang Perlu Dipertimbangkan

Lemari arsip umumnya tersedia dalam dua material utama: besi/metal dan kayu olahan (particle board atau MDF).

Lemari besi lebih tahan terhadap kelembapan dan risiko rayap, cocok untuk ruang arsip yang minim ventilasi.

Lemari kayu memberikan tampilan lebih estetik dan cocok untuk ruang kerja yang terlihat langsung oleh tamu atau klien, namun perlu perawatan ekstra di lingkungan yang lembap.

Baca Juga: 5 Tips Merapikan Dokumen Kantor yang Menumpuk

Menyesuaikan Jenis Lemari dengan Fungsi Ruangan

Selain ukuran dan material, jenis ruangan tempat lemari arsip diletakkan juga sebaiknya jadi pertimbangan.

Ruang arsip khusus di bagian belakang kantor bisa memakai lemari fungsional tanpa terlalu memikirkan estetika, sehingga anggaran bisa difokuskan pada kapasitas dan keamanan.

Sebaliknya, jika lemari arsip diletakkan di ruang kerja terbuka yang terlihat oleh klien atau tamu, tampilan visual lemari ikut memengaruhi kesan profesional kantor secara keseluruhan.

Tips Menata Lemari Arsip dalam Ruang Terbatas

Bagi kantor dengan keterbatasan ruang, ada beberapa strategi penataan yang bisa membantu memaksimalkan kapasitas tanpa mengorbankan kenyamanan akses.

Menempatkan lemari tinggi di sepanjang dinding kosong, menggunakan lemari sliding sebagai pembatas ruang sekaligus tempat penyimpanan, atau mengombinasikan lemari rendah sebagai partisi ruang kerja adalah beberapa cara yang umum diterapkan di kantor-kantor dengan luas terbatas namun tetap membutuhkan kapasitas penyimpanan yang memadai.

Kesalahan Umum saat Memilih Lemari Arsip

1. Tidak mengukur ruang gerak pintu terlebih dahulu — berakibat lemari tidak bisa dibuka maksimal setelah dipasang.
2. Mengabaikan kapasitas beban lantai — lemari arsip berisi penuh dokumen bisa sangat berat, terutama untuk lemari besi tinggi, penting memastikan lantai mampu menahan beban tersebut.
3. Memilih material tanpa mempertimbangkan kelembapan ruangan — lemari kayu di ruangan lembap berisiko berjamur dan merusak dokumen di dalamnya.
4. Tidak menyisakan ruang untuk penambahan di masa depan — volume dokumen kantor biasanya terus bertambah, sehingga lemari yang dibeli sebaiknya punya sedikit ruang cadangan atau bisa ditambah unitnya.

Lemari arsip kelas standar umumnya memiliki garansi 1–2 tahun untuk komponen kunci dan engsel pintu.

Untuk lemari arsip besi dengan lapisan anti karat, biasanya dilengkapi garansi tambahan terhadap korosi selama masa pemakaian normal.

Peralatan Kantor siap membantu Anda memilih jenis dan ukuran lemari arsip yang sesuai kebutuhan ruang. Hubungi kami via WhatsApp untuk konsultasi dan penawaran terbaik.